Jeder benutzt E-Mail-Programme, doch nicht unbedingt gerne. Überfüllte Ordner sind eine Qual – sie sind unübersichtlich, verhindern flüssiges Vorankommen und rauben den Spaß an der Arbeit. Mit diesen 5 Prinzipien können Sie das verhindern.
Das Problem
In den letzten Monaten hatten wir immer wieder mit überfüllten Postfächern unserer Kunden zu tun – überraschend oft, so dass klar ist, dass es sich dabei nicht um Einzelfälle handelt. Geht es Ihnen auch so? Was tun Sie dagegen?
Einfache Lösung: Den Speicherplatz des Postfachs erhöhen. Das ist schnell zu erledigen und auch kein Problem, jedenfalls solange kein größeres, teureres Serverpaket gebucht werden muss. Damit wird das Problem aber nur verschoben; nach einer gewissen Zeit ist das Postfach wieder voll. Außerdem sind noch größere Berge von Datenmüll keine wirkliche Lösung.
Eigentlich müsste „man“ mal richtig aufräumen. Aber wer hat schon Zeit und Lust, den kompletten Mailverkehr der letzten Jahre auszumisten?
Fünf Prinzipien für den Alltag
Die sinnvollste Lösung ist eine Vorgehensweise, durch die Ihr Postfach gar nicht erst voll läuft. Auch wenn das je nach persönlicher Situation etwas unterschiedlich aussehen wird: Mit den folgenden praxiserprobten Grundprinzipien kommen Sie auf die richtige Spur.
1. Eingangsordner frei halten
Verarbeiten Sie eingehende Mails möglichst umgehend: Lesen und löschen; falls erforderlich beantworten bzw. bearbeiten, wenn das in weniger als 5 Minuten möglich ist. Am Ende des Tages wird Ihr Posteingang leer sein, oder wenigstens fast leer – ein motivierender Einstieg für den nächsten Morgen.
Je nach Vorliebe können Sie das Sichten und Bearbeiten der Mails laufend erledigen, oder einmal täglich bzw. über den Tag verteilt, damit Sie ansonsten nicht belästigt werden. Ein Mailprogramm muss nicht ständig geöffnet sein!
2. Unnötige Mails reduzieren
- Mails mit Anhängen löschen
Mails mit großen Anhängen (Fotos und Videos, Office-Dokumente, PDFs) belegen viel Platz auf dem Mailserver. Solange die Mail keine wichtigen Textinformationen enthält, können Sie sie nach dem Download der Anhänge löschen und damit den Speicherplatz freigeben. Das gilt ebenso für verschickte Mails in Ihrem Postausgangsordner (hier bieten Dropbox-Links und Dienste wie wetransfer.com eine platzsparende Alternative). Wussten Sie, dass eine Mail mit 10 MB Anhang, an 20 Adressen verschickt, 200 MB Speicherplatz belegt? - Newsletter abbestellen
Jede einzelne eingehende Mail kostet Sie ein Stückchen Aufmerksamkeit. Sind Sie an Newslettern oder Kundenwerbung wirklich interessiert? Oder wollen Sie nur nichts entgehen lassen, für den Fall dass? Kündigen Sie alle Abos und behalten Sie nur, was Ihnen wirklich zum Gewinn ist. Bei manchen Absendern können Sie auswählen, zu welchen Themen Sie Mails bekommen – und zu welchen eben nicht. - Spam filtern und löschen
Bei Spam-Mails funktioniert das Abbestellen leider nicht. Nutzen Sie die automatischen Spamfilter Ihres Webhosters, Ihres Mailprogramms und Ihrer Website, um die Zahl der Spam-Mails vorab zu reduzieren. Im Mailprogramm eingegangene Spam-Mails sollten Sie nicht einfach löschen, sondern als „Spam“ markieren, damit die Spamfilter dazu lernen. Mit eigenen Filtern können Sie bestimmte Schlagwörter oder Absender als Spam kennzeichnen und löschen lassen. - Selbst weniger Mails schreiben
Muss eine Info weitergeleitet werden? Muss eine Antwort an die gesamten Empfängerliste gehen? Durch weniger ausgehende Mails schonen Sie nicht nur den Posteingang anderer; Sie provozieren auch weniger Rückantworten an Sie selbst.
3. Relevante Mails strukturieren
Verschieben Sie Mails, die Sie aufbewahren wollen oder müssen, in eigene Unterordner: Einen allgemeinen „Ablage“-Ordner, oder thematische Ordner (Projekte, Newsletter, Privat…). Beschränken Sie sich auf eine klare Struktur mit wenigen Ordnern (max. 5 bis 8), dann geht die Suche nach einer bestimmten Mail später umso schneller. Auch hier können Sie Filter einsetzen, um Mails direkt beim Eintreffen in den passenden Ordner zu verschieben (z.B. Benachrichtigungen, Newsletter).
Je nach Mailprogramm können Sie diese Ordner lokal oder auf dem Server anlegen. Lokale Ordner auf Ihrem PC sparen Speicherplatz auf dem Webserver. Falls die Mails aber von verschiedenen Geräten zugänglich bleiben sollen (Büro-/Privatrechner, Smartphone, Kollegen) sollten die Ordner auf dem Mailserver liegen.
4. Papierkorb und Spamordner leeren
Wenn Sie Punkt 3 beachtet haben, sollten Sie im Papierkorb nur Mails vorfinden, die gelöscht werden können. Dadurch können Sie Papierkorb und Spam-Ordner jederzeit leeren, um Speicherplatz freizugeben. Oder Sie richten eine automatische Löschung ein, z.B. für Mails, die älter als eine bestimmte Zahl von Tagen sind.
5. Mails archivieren
Mit der Archivierungsfunktion Ihres Mailprogramms sichern Sie Ihre Mails auf die lokale Festplatte. Das bietet mehrere Vorteile: Mails werden nach einer festgelegten Zeit vom Mailserver gelöscht und machen Platz für neue Nachrichten, bleiben aber im Mailprogramm weiterhin zugänglich. Außerdem sind die Archive auf der Festplatte mit Hilfe Ihrer Backup-Routine ein Teil Ihrer Datensicherung.
Bei Fragen und für individuelle Lösungen wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer.
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